Hur skriver man ett pressmeddelande?
Har du startat ett nytt företag och försöker nå ut med en nyhet? Något ditt företag erbjuder? Är det till och med helt unikt och värt att bli omskrivet bara för det? Men hur du än gör så når du inte ut. Du kanske frågat dig själv, “Hur skriver man ett pressmeddelande?”. Här får du det mesta av vad du behöver.
På Subtopias inkubator Klump kan du som startar företag inom kulturella eller sociala näringar få olika typer av stöd. Ett vanligt problem när man startar eget är att man inte har en aning om hur man når ut till pressen med nyheter kring ens verksamhet. Hur skriver man ett pressmeddelande? Vi är inte alla heller personer som googlar allt eller youtubar allt, så därför bestämde vi oss för att sprida lite tips och tricks.
Den som googlar kan hitta många jättebra tips på hur man skriver ett bra pressmeddelande, men det gäller också att veta hur man sållar bland tipsen. Därför har vi valt ut två källor vi tycker är bra, Umeå universitet och Westanders PR-handbok. Sen har vi skrivit om dem lite för lättläslighet, samt förtydligat där vi känner att det behövs.
Vad är ett pressmeddelande och hur funkar det?
Umeå universitet har en jättebra artikel om hur man skriver ett pressmeddelande på deras hemsida. Där förklarar de kort och gott att ett “pressmeddelande är ett enkelt och snabbt sätt att sprida en nyhet till massmedia”. De förklarar också att även om du skriver ett bra pressmeddelande så betyder inte det att TV, radio eller tidningar kommer att skriva om din nyhet – allt det gör är att öka chansen.
Generellt så har journalister mycket att göra i mån av research, intervjuer mm, och väldigt lite tid på sig att skriva. Därför kan ett välskrivet pressmeddelande öka dina chanser att få din nyhet publicerad. Hur? Jo, först är det bra om de så snabbt som möjligt förstår vad nyheten handlar om. Gör de inte det så kanske de går vidare till nästa möjliga nyhet. En annan sak som underlättar är om journalisten kan skapa sin artikel genom att enkelt klippa ur din text och klistra in i sin egen. Ja, så ser det faktiskt ut.
Här följer 10 tips hämtade från Umeå universitet och Westander PR-handbok.
Så utformar du ett pressmeddelande
- Tydlig avsändare
Använd din logga (om du har en), placera den i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet. - Datera tydligt
Pressmeddelanden är färskvaror. Datera väl synligt under din logga enligt modellen ”Pressmeddelande den 18 november 2021”. - Kort och slagkraftig rubrik
En rubrik är kort, slagkraftig och förmedlar vad som är den viktigaste nyheten. Den ska rymmas på en rad. Hos Tidningarnas Telegrambyrå (TT), som är en nyhetstjänst för nyhetsmedier, får den inte vara längre än 36 tecken. Tänk nyhetsmässigt, inspireras av medias formuleringar. Till skillnad från en mellanrubrik så är rubriken mer aktiv:
“Långpendlare skiljer sig oftare” är en rubrik.
“Sociala aspekter på långväga pendling” är en mellanrubrik. - Sammanfatta i en ingress
Första stycket efter rubriken kallas ingress och är ofta fetstilad eller i större teckenstorlek. Din ingress bör innehålla den eller de centrala slutsatserna i din nyhet. En rubrik och ingress ska också kunna kopieras direkt för att göra en notis i en tidning. Se till att företagsnamnet finns med i ingressen. - Skriv nyhetsmässigt
Pressmeddelandet ska i princip kunna användas som det är av en nyhetsredaktion. Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån. Var inte rädd för att upprepa nyheten, det är standard i nyhetstext. Inspireras av hur en tidningsartikel är uppbyggd:
Presentera vad det handlar om först, och hur det skett längre ner. Om du har flera nyheter, välj ut den du tror har störst allmänintresse. Generellt bör ett pressmeddelande handla om en sak.
Ta med eventuella nyttoaspekter så tidigt som möjligt – gärna i rubrik och ingress – eftersom detta är mest intressant för allmänheten.
Skriv så lättbegripligt som möjligt. Skriv med övervägande rak ordföljd. Undvik förkortningar. Undvik helst fackuttryck – förklara dem om de måste vara med. Begrepp som är självklara för dig kan vara helt obegripliga för andra. Låt därför en person som inte är expert på ditt ämnesområde läsa igenom texten innan du publicerar. Använd inte heller förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna.
Din text bör inte vara mer än ett A4, ca 2 500 tecken inklusive blanksteg. För att se antal tecken välj Verktyg (Tools) i ditt ordbehandlingsprogram och sedan Räkna ord (Word Count). - Inkludera citat
Ett par kärnfulla citat gör pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra om det är från samma person. - Ange kontaktuppgifter
Avsluta pressmeddelandet med “För ytterligare information, kontakta gärna:” och skriv därefter ut namn, titel, det telefonnummer där det är möjligt att nå dig eller den person som ska nås den dag pressmeddelandet skickas ut, inkludera gärna mobilnummer samt e-postadress. - Berätta var du kommer från
Lokala medier uppmärksammar gärna före detta ortsbor, till exempel i samband med en nyhet eller någon utmärkelse. - Skicka med bra bilder
Bra bilder fria för publicering ökar chansen att pressmeddelandet resulterar i en större artikel istället för en notis. Skicka alltid med en porträttbild och gärna också en bild “in action”. - Presentera verksamheten
Presentera er verksamhet på 4-6 rader i malldokumentets sidfot. Använd en mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten. Glöm inte att ange er webbadress.
När pressmeddelandet är färdigt
När pressmeddelandet är färdigt så är det dags att sprida det i olika kanaler. Skicka ej ut på eftermiddagen – då är journalister i allmänhet upptagna. Hinner du inte skicka det på morgonen eller tidig förmiddag är det bättre att vänta till nästa dag, om möjligt.
För den som vill så finns det sajter som Notified och MyNewsDesk. Där kan man skapa olika presslistor (exempelvis baserat på ämnet pressmeddelandet handlar om) och göra utskick. Glöm inte att söka efter branschmedier som skulle kunna vara intresserade. Glöm inte heller lokala medier. Överväg också opinionsbildare, bloggare och andra intressenter.
Vill du skicka det via mejl istället, lägg rubriken i ämnesraden och klistra in texten direkt i mejlet.
Lägg ut pressmeddelandet på er hemsida samtidigt som det skickas ut. Den som vill kan då verifiera informationen och ta del av eventuellt extramaterial. Länka också till det i era digitala kanaler.
Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion kan ibland vara klokt. Om det lyckas sänder ni pressmeddelandet till övriga media direkt efter publicering.
Förbered frågor och svar. Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ert område.
Ring inte journalister för att fråga om de fått pressmeddelandet. Vill du ringa så ring hellre i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten.
Var tillgänglig
Den dagen då pressmeddelandet skickas ut måste det vara möjligt att nå er. Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör prioritera att snabbt ringa tillbaka till journalisten.
Kom ihåg att ett pressmeddelande inte per automatik betyder att TV, radio eller tidningar kommer att höra av sig och uppmärksamma eran nyhet. Journalister som får pressmeddelandet gör ett urval av vilka nyheter som de tror kommer att intressera deras läsare, lyssnare eller tittare.
Lycka till!